No todo lo que pagas como autónomo es un gasto deducible. Y no todo gasto con factura se deduce igual en IRPF y en IVA. Ahí es donde empiezan la mayoría de errores: pensar que “si lo uso para trabajar un poco” ya vale, o que una factura por sí sola te cubre cualquier gasto.
La forma más útil de verlo es esta: un gasto será mucho más defendible cuanto mejor puedas explicar por qué existe, qué relación tiene con tu actividad y qué pruebas guardas. Si además es un gasto mixto, personal y profesional a la vez, el riesgo sube bastante.
Esta guía está pensada sobre todo para autónomos en estimación directa, que es donde se aplican las reglas generales de gastos deducibles de las que más vive el día a día de un profesional o pequeño negocio.
La regla base: 3 filtros antes de meter cualquier gasto
Antes de mirar categorías concretas, pasa cualquier gasto por estos tres filtros:
- Debe estar vinculado a la actividad. Es decir, tiene que ser propio del negocio y guardar relación con la obtención de ingresos.
- Debe estar justificado. La factura ayuda mucho, pero no convierte por arte de magia un gasto personal en deducible.
- Debe estar registrado en tu contabilidad o en tus libros registro.
Si falla uno de esos tres puntos, el gasto empieza a flojear. Y hay un matiz importante: la factura no es una armadura absoluta. Si la Administración cuestiona razonablemente la realidad de la operación, te tocará aportar más pruebas de que el gasto existió de verdad y de que era necesario o útil para la actividad.
No confundas IRPF con IVA
Este es otro error clásico. En IRPF estás viendo si un gasto reduce el rendimiento neto de tu actividad. En IVA, en cambio, lo que miras es si puedes deducirte la cuota soportada de una compra o servicio.
Eso significa que un gasto puede encajar en IRPF y no darte el mismo juego en IVA. O tener un tratamiento mucho más restrictivo en uno de los dos impuestos. El ejemplo más típico es el coche, pero no es el único. También pasa con hostelería, restauración y otros gastos de uso dudoso o mixto.
Checklist práctico de gastos que suelen encajar mejor
1. Cuota de autónomos y previsión social
La cuota del RETA es uno de los gastos más claros y habituales de la actividad. Si no estás en RETA y actúas mediante una mutualidad alternativa, entran reglas específicas, así que conviene revisar ese caso con más detalle.
Como regla práctica: si es un coste obligatorio o directamente ligado a poder ejercer tu actividad, suele ser de los gastos más fáciles de defender.
2. Alquiler del local, despacho o coworking
Si trabajas en un local, despacho o espacio de coworking, el alquiler suele ser un gasto clásico de la actividad. También lo son, normalmente, otros costes vinculados al espacio: comunidad, limpieza, reparaciones y servicios contratados para que ese espacio funcione.
Cuanto más clara sea la afectación del espacio al negocio, más sencillo será justificarlo. Un coworking con factura mensual y uso profesional es fácil de explicar. Un espacio confuso o compartido sin documentación clara, bastante menos.
3. Si trabajas desde casa: no todo vale, pero sí hay gasto deducible
Trabajar desde casa no significa deducir toda la vivienda. La lógica correcta es afectar una parte concreta de la vivienda a la actividad y calcular desde ahí.
En ese escenario hay dos bloques distintos:
- Gastos de titularidad de la vivienda, que van en proporción a la parte afecta. Aquí pueden entrar, según el caso, conceptos como alquiler, IBI, comunidad o amortización.
- Suministros de la vivienda, que tienen una regla especial: agua, gas, electricidad, telefonía e Internet se deducen aplicando el 30% a la proporción entre los metros afectos y la superficie total de la vivienda, salvo que puedas probar un porcentaje distinto.
Ejemplo simple: si tu vivienda tiene 100 m² y afectas 20 m² a la actividad, la proporción afecta es del 20%. En suministros, la regla general te llevaría a un 6% deducible (30% × 20%).
Esto hace que uno de los errores más habituales sea querer meter el 100% de luz, fibra o alquiler de casa “porque trabajo desde allí”. No funciona así.
4. Teléfono, Internet, software y herramientas digitales
Dominios, hosting, herramientas SaaS, almacenamiento en la nube, CRM, software de facturación, videollamadas, antivirus o suscripciones claramente ligadas a la actividad suelen ser gastos bastante normales.
Donde empieza el problema es en los servicios mixtos. Por ejemplo, una línea de teléfono que usas igual para clientes que para tu vida personal es más difícil de defender que una línea o dispositivo reservado para el trabajo. Cuanto mejor separes lo profesional de lo personal, mejor.
5. Material, consumibles y compras corrientes
Aquí suelen entrar bien los consumibles, el material de oficina, el embalaje, el material profesional, las compras necesarias para prestar el servicio o la mercancía que luego vendes.
Eso sí: no metas en el mismo saco una compra corriente y una inversión. Una libreta o toner suele ir por gasto corriente. Un ordenador, una cámara, mobiliario o determinado equipamiento pueden requerir otro tratamiento.
6. Gestoría, asesoría, abogados y otros profesionales externos
Los honorarios de gestoría, asesoría fiscal, diseño, programación, abogados, notaría o servicios técnicos contratados para la actividad suelen ser de los gastos más razonables cuando están bien vinculados al negocio.
Aquí ayuda mucho que la factura describa bien el servicio. “Servicios profesionales” es peor que “asesoría fiscal trimestral”, “diseño de página de aterrizaje” o “redacción de contrato mercantil”.
7. Seguros
Los seguros también pueden encajar, pero no todos por igual.
- Responsabilidad civil profesional, multirriesgo del local o coberturas relacionadas con la actividad suelen ser ejemplos bastante claros.
- En seguro de enfermedad, la ley permite deducir las primas del propio contribuyente y las de su cónyuge e hijos menores de 25 años que convivan con él, con el límite general de 500 € por persona, o 1.500 € por persona con discapacidad.
Como siempre, el hecho de pagar un seguro no basta: tiene que encajar en la norma concreta y poder relacionarse bien con la actividad o con el supuesto deducible previsto.
8. Formación, libros, revistas y congresos
La formación vinculada a tu trabajo, los libros técnicos, revistas especializadas, cursos o congresos pueden ser perfectamente coherentes con la actividad cuando su relación con tu profesión es clara.
Un curso directamente relacionado con lo que haces es mucho más defendible que una formación genérica o inspiracional difícil de conectar con tus ingresos reales.
9. Comidas del propio autónomo: sí, pero con reglas estrictas
La manutención del propio autónomo puede ser gasto deducible, pero no vale cualquier comida ni cualquier ticket.
La AEAT exige que:
- sea un gasto del propio contribuyente,
- se produzca en el desarrollo de la actividad,
- se haga en establecimientos de restauración y hostelería,
- y se pague por medios electrónicos.
Además, hay límites cuantitativos. Como referencia práctica:
- En España, sin pernoctar: hasta 26,67 € al día.
- En España, pernoctando: hasta 53,34 € al día.
- En el extranjero, sin pernoctar: hasta 48,08 € al día.
- En el extranjero, pernoctando: hasta 91,35 € al día.
Y ojo: que sea un día laborable no convierte por sí solo una comida en deducible. Este es uno de los gastos más revisables, así que guarda factura, pago y, si puedes, el contexto del desplazamiento o reunión.
10. Tributos, comisiones y financiación
Hay tributos y gastos financieros que pueden encajar cuando recaen sobre la actividad. Por ejemplo, determinados tributos no estatales como IAE o IBI de un inmueble afecto, comisiones bancarias vinculadas a la actividad o costes de financiación ligados al negocio.
Pero no todo vale. Las sanciones penales y administrativas, el recargo del período ejecutivo y el recargo por declaración extemporánea sin requerimiento previo no tienen la consideración de gasto deducible.
11. Ordenador, mobiliario y otros bienes que duran varios años
Cuando compras algo que no se consume en el momento y va a durar varios ejercicios, muchas veces no estás ante un gasto corriente sino ante un elemento de inmovilizado. En esos casos, lo normal es que el coste se vaya deduciendo vía amortización, no todo de golpe el mes de la compra.
Es un error bastante frecuente comprar un portátil, una mesa o cierto equipamiento y querer llevarlo como gasto corriente completo sin mirar antes si corresponde amortizarlo.
12. Coche y gasolina: la zona más conflictiva
Si hay un gasto que genera falsas seguridades, es el coche. Y aquí la diferencia entre IRPF e IVA es clave.
En IRPF, los automóviles de turismo solo se consideran afectos a la actividad cuando se usan exclusivamente para ella, salvo casos muy concretos como transporte de mercancías, transporte de viajeros, enseñanza de conductores, representantes o agentes comerciales, o vehículos destinados a cesión de uso con habitualidad.
Traducido a la práctica: si eres consultor, diseñador, abogado, arquitecto o similar y usas el coche también para tu vida personal, es un terreno delicado en IRPF.
En IVA, en cambio, la lógica no es la misma. Para adquisición o arrendamiento de determinados vehículos existe una presunción general del 50% de afectación, salvo prueba de un grado mayor, y hay supuestos con presunción del 100%.
Por eso es un error muy habitual pensar: “si puedo deducir el 50% del IVA del coche, también puedo deducir ese mismo 50% en IRPF”. No funciona así.
Cómo justificar un gasto de verdad
Cuando un gasto es claro, la documentación suele ser sencilla. Cuando es dudoso, la prueba lo es todo. Lo ideal es conservar este pack:
- Factura correctamente emitida.
- Justificante de pago.
- Documento de contexto, si aplica: contrato, presupuesto aceptado, email, agenda, reserva, pedido, parte de trabajo.
- Registro contable o libro registro donde quede reflejado.
Piensa en esto: si dentro de un año alguien te pide explicar ese gasto en 20 segundos, ¿podrías hacerlo sin inventarte la historia? Si la respuesta es no, probablemente no está tan bien atado como parece.
Errores frecuentes que conviene cortar desde el principio
- Confundir gasto útil con gasto deducible. Que algo “te venga bien” no implica que sea gasto de la actividad.
- Creer que una factura lo arregla todo. La AEAT puede discutir la realidad de la operación.
- Meter gastos de casa al 100% cuando solo hay una parte afecta.
- Intentar deducir comidas sin cumplir requisitos, o pagadas en efectivo, o sin un contexto profesional claro.
- Tratar el coche como si fuera gasto profesional pleno cuando en realidad tiene uso mixto.
- No distinguir IRPF e IVA, sobre todo en vehículo, hostelería y gastos mixtos.
- Olvidar registrar el gasto en libros o contabilidad.
- Intentar deducir gastos previos sin haber cursado el alta y el inicio real de actividad.
- Llevar como gasto corriente una inversión que en realidad debería amortizarse.
Ojo con esto: en estimación directa simplificada existe el 5% de difícil justificación
Además de los gastos concretos que puedas justificar uno a uno, en estimación directa simplificada existe una regla especial para el conjunto de provisiones deducibles y gastos de difícil justificación: se calcula aplicando el 5% sobre el rendimiento neto positivo, con el límite general de 2.000 € anuales.
Esto no convierte un gasto personal en deducible ni sustituye a tener tus facturas y registros ordenados. Pero conviene saber que existe, porque forma parte del cuadro real de gastos de muchos autónomos en simplificada.
Checklist rápido antes de meter un gasto
- ¿Este gasto existe por mi actividad o también lo tendría igual sin ella?
- ¿Tengo factura y justificante de pago?
- ¿Puedo explicar de forma simple qué relación tiene con mis ingresos?
- ¿Lo he registrado correctamente?
- ¿Estoy mirando IRPF, IVA o ambos?
- ¿Es un gasto mixto? Si lo es, ¿de verdad puedo defenderlo?
Conclusión
El mejor gasto deducible no es el más creativo ni el más agresivo, sino el que puedes explicar, documentar y sostener sin forzar la interpretación. Cuanto más personal, mixto o ambiguo sea el gasto, más prudencia necesitas.
Si quieres aterrizarlo con números, te pueden ayudar también nuestra calculadora de beneficio neto y la calculadora de IVA.